Voimassa alkaen 1 Heinäkuuta
1 JOHDANTO
Sibanye-Stillwater Eurooppa (“Sibanye-Stillwater“, “me” tai “meitä”) on sitoutunut suojelemaan työntekijöidensä ja työnhakijoidensa yksityisyyttä. Tätä Euroopan henkilöstöhallinnon tietosuojaselostetta (“seloste“) sovelletaan (i) kaikkiin Sibanye-Stillwaterin konserniyhtiöihin ja/tai sivuliikkeisiin, jotka sijaitsevat EU:ssa, Euroopan talousalueella (“ETA“) ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, sekä (ii) henkilötietojen käsittelyyn, joka liittyy työsuhteeseen ja/tai rekrytointiprosessiin. Tällä selosteella kerromme, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja ja mitä oikeuksia sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, “GDPR”) ja Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR:n (Yhdistyneen kuningaskunnan säilytetty versio EU:n GDPR:stä muutoksineen) sekä GDPR:ää täydentävät kansalliset lait ja asetukset. Yksittäisiin Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöihin sovellettavat maakohtaiset poikkeukset otetaan huomioon selosteen viimeisessä osiossa. Ellei tässä selosteessa toisin mainita, koskevat tiedot kaikkia Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöitä EU:ssa, ETA:lla ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
Kun tässä selosteessa viitataan “työntekijöihin”, sillä tarkoitetaan kaikkia henkilöitä, jotka ovat jonkinlaisessa työsuhteessa meihin, olivatpa he sitten työntekijöitä, vapaaehtoisia, harjoittelijoita, urakoitsijoita tai muita samankaltaisissa tehtävissä olevia henkilöitä. ”Hakijoilla” puolestaan tarkoitetaan kaikkia henkilöitä, jotka ovat hakeneet työpaikkaa ja jotka ovat parhaillaan Sibanye-Stillwaterin rekrytointiprosessissa tai jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa tulevista avoimista työpaikoista.
2 REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Useimmissa tapauksissa henkilötietojesi rekisterinpitäjä on työnantajanasi toimiva Sibanye- Stillwater -konserniyhtiö tai se Sibanye-Stillwater -konserniyhtiö, jolle lähetät hakemuksesi. Lisäksi Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt käsittelevät henkilötietojasi yhdessä “yhteisrekisterinpitäjinä”. Tämä tarkoittaa sitä, että (i) emoyhtiö Sibanye-Stillwater Limited (Etelä-Afrikka) ja yksittäinen Sibanye-Stillwater -konserniyhtiö tai (ii) kaikki Sibanye-Stillwater – konserniyhtiöt yhdessä päättävät, miksi ja miten henkilötietojasi käsitellään, ja ovat sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti yhdessä vastuussa sinulle. Tämän selosteen kohdassa 3 määritellään ne käsittelytarkoitukset, joiden osalta toimimme yhteisrekisterinpitäjinä.
Tässä selosteessa Sibanye-Stillwater koostuu seuraavista konserniyhtiöistä:
- Sibanye Europe Oy
- Keliber Oy
- Keliber Technology Oy
- Sibanye UK Limited
- Sibanye Stillwater Sandouville Refinery ja
- Sibanye France SAS
Jos sinulla on kysyttävää koskien henkilötietojesi käsittelyä tai haluat käyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi, voit olla meihin yhteydessä osoitteessa privacyeu@sibanyestillwater.com. Vaihtoehtoisesti voit olla yhteydessä paikallisen henkilöstöhallinnon edustajaan. Paikalliset yhteystiedot on kuvattu selosteen kohdassa 10 jäljempänä.
3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET
Tässä luvussa kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoitukseen, millä käsittelyperusteella ja kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi. Ensimmäistä osaa sovelletaan työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn, kun taas toinen osa koskee työnhakijoita.
OSA I – TYÖNTEKIJÄT
3.1 Työsuhteen yleinen hallinnointi
Sibanye-Stillwater käsittelee henkilötietojasi sinun ja Sibanye-Stillwaterin välisen työsuhteen hallinnoimiseen, esimerkiksi työtehtävien jakamiseen ja hoitamiseen sekä suorituksesi arvioimiseen, kurinpitotoimiin, yhteydenottoihin, sinua koskevien perustietojen tallentamiseen, työvälineiden ja IT-järjestelmien käyttöoikeuksien hallinnoimiseen, työmatkojen ja koulutuksien hallinnoimiseen sekä muihin työsuhteeseesi liittyvien päivittäisten toimien hoitamiseen. Näiden lisäksi Sibanye-Stillwater saattaa suostumuksellasi esitellä tiettyjä työntekijöitä ja liiketoimintaa esimerkiksi valokuvien muodossa, sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässämme.
Henkilöllisyyttä kuvaavia tietoja (passi ja henkilötunnus) voidaan käsitellä kansallisen lainsäädännön sallimissa rajoissa.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Henkilötunnus – Kansalaisuus, passi, viisumi ja työlupa (tarvittaessa) – Työsuhdetta koskevat tiedot – Hätäyhteyshenkilöt (lähiomaiset) – Palkka- ja palkkiotiedot – Työssäolo- ja poissaolotiedot – Osaamista koskevat tiedot – Suoriutumista koskevat tiedot – Kurinpitotoimia koskevat tiedot (esim. varoitukset) – IT-tiedot (esim. IT-laitteet ja käyttäjäoikeudet) – Kuvat | Sopimus. Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn työsopimuksen täyttämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(b)) Suostumus. Hätäyhteystietojen ja sinuun liittyvien valokuvien käsittely perustuu suostumukseesi. (GDPR artikla 6 (1) (a)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Työsuhteen yleiseen hallinnointiin liittyviä henkilötietojasi säilytetään kansallisen lainsäädännön mukaisesti, yleensä 5–10 vuotta työsuhteen päättymisestä (katso maakohtaiset säilytysajat kohdasta 10). Hätäyhteyshenkilöitä ja käyttöoikeuksia koskevat henkilötiedot poistetaan järjestelmistämme kohtuullisen ajan (noin kahden kuukauden) kuluttua työsuhteesi päättymisestä. | |
3.2 Palkan ja etuuksien maksaminen sekä kulukorvaukset
Sibanye-Stillwater käsittelee henkilötietojasi palkkasi ja etujesi maksamisen hallinnointia varten, sisältäen eläkkeen hallinnoimisen. Tähän sisältyy palkan, etuuksien ja kannustimien laskeminen ja maksaminen sekä sairauspäivärahojen ja muiden poissaolojen hallinnointi. Käsittelemme henkilötietojasi myös vuosilomamaksujen, eläkkeiden, vakuutusmaksujen sekä liikekulujen hallinnointia varten.
Sibanye-Stillwaterin emoyhtiö ja Sibanye Europe toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun ne käsittelevät henkilötietoja ylimmän johdon (senior management) palkkioiden ja kannustimien laskemista ja hallinnointia varten.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Henkilötunnus – Työsuhdetta koskevat tiedot – Palkka- ja palkkiotiedot – Työssäolo- ja poissaolotiedot – Terveystiedot (esim. sairauslomatodistus) – Ammattiliiton jäsenyystiedot (esim. palkasta vähennetty jäsenmaksu). | Sopimus. Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn työsopimuksen täyttämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(b)) Lakisääteinen velvoite. Käsittely on tarpeen Sibanye-Stillwaterin lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, jotka koskevat muun muassa lakisääteistä sairauspäivärahaa tai lakisääteistä vanhempainlomaa tai muuta poissaolovapaata tai kuntoutusta. (GDPR artikla 6(1)(c)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Terveystietoja ja ammattiyhdistyksen jäsenyystietoja käsitellään työlainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi ja oikeuksien käyttämiseksi. (GDPR artikla 9(2)(b)) | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietojasi voidaan säilyttää enintään 10 vuotta työsuhteesi päättymisen jälkeen. Säilytysaika perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. kirjanpidollisiin), jotka seuraavat paikallisesta lainsäädännöstä. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi. Eläke-etuuksien määrittämiseksi tarvittavia henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää eläkkeelle jäämiseesi asti ja enintään 10 vuotta sen jälkeen, jotta voimme toimittaa sinulle eläke-etuuksia kanssasi tehdyn työsopimuksen mukaisesti. | |
3.3 Työvoiman resursointiin ja sitouttamiseen liittyvä suunnittelu
Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun ne käsittelevät henkilötietojasi yleistä resursointia ja henkilöstön sitouttamista varten, sisältäen henkilöstön liikkuvuuden ja uudelleensijoittamistarpeiden arvioimisen koko konsernissa. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä tunnistaaksemme ja sitouttaaksemme potentiaalisia avainhenkilöitä tiettyihin tunnistettuihin rooleihin ja hallita henkilöstömuutoksia.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Työsuhdetta koskevat tiedot – Osaamista koskevat tiedot – Suoriutumista koskevat tiedot – Sijaintitiedot | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli liiketoiminnan jatkuvuuden ja työntekijöiden sitouttamisen varmistamiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietojasi säilytetään työsuhteesi ajan ja kohtuullisen (noin kahden kuukauden) ajan työsuhteesi päätyttyä, jotta työsuhteesi voidaan asianmukaisesti päättää ja jotta tietosi voidaan tietoturvallisesti poistaa ohjelmistamme ja järjestelmistämme. | |
3.4 Konserninlaajuiset compliance-ohjelmat
Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun ne tarjoavat ilmoituskanavan (whistleblowing), jonka kautta voidaan ilmoittaa epäilyistä koskien väärinkäytöksiä, epärehellistä toimintaa ja/tai toimintaperiaatteiden rikkomisia. Lisäksi toimimme yhteisrekisterinpitäjinä muiden konsernin compliance-ohjelmien osalta, sisältäen lahjonnan ja korruption vastaisen torjunnan (esim. lahjarekisteri ja sidonnaisuusrekisteri), joiden tarkoituksena on liiketoiminnan valvonta ja petosten ehkäisy. Compliance-ohjelmat toteutetaan paikallisten lainsäädäntöjen mukaisesti.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Tietoja ilmoittajista – Eturistiriitoja koskevat tiedot (esim. osakeomistus, sijoitukset tai muut taloudelliset intressit)Lähisukulaisten tiedot (esim. puoliso) – Lahjarekisterin tiedot | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli työntekijöiden työsuhteen puitteissa tekemien väärinkäytösten ja laittomien toimien estämiseksi ja konsernin käytäntöjen noudattamisen varmistamiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) Lakisääteinen velvoite. EU:n ilmoittajan suojaa koskevan lainsäädännön soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. (GDPR artikla. 6(1)(c)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Jos epäiltyihin tai tosiasiallisiin rikollisiin toimiin liittyviä tietoja käsitellään tutkinnan yhteydessä, käsitellään niitä vain siinä määrin kuin se on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. (GDPR artikla 9(2)(f)) | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä määritellyn tarkoituksen täyttämiseksi ja/tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. | |
3.5 Työntekijäkyselyt ja analytiikka
Sibanye-Stillwater -konsernin yksittäiset yhtiöt tai Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt yhteisrekisterinpitäjinä voivat toisinaan tehdä työntekijöille kyselytutkimuksia koskien muun muassa työtyytyväisyyttä tai työntekijöiden hyvinvointia. Osallistuminen näihin tutkimuksiin on aina vapaaehtoista ja niitä koskevat raportit ovat aggregoituja, eli tietoja ei voida yhdistää sinuun yksilönä.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Työsuhdetta koskevat tiedot – Terveystiedot | Suostumus. Käsittely perustuu suostumukseesi. (GDPR artikla 6(1)(a)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Terveystietoja tai muita erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään paikallisen lainsäädännön sallimissa rajoissa. (GDPR artikla 9(2)(b)) | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietoja käsitellään vain kyselyjen toteuttamiseksi, sisältäen kyselyjen lähettämisen sekä eri alueiden ja työntekijäryhmien erottamisen. Aggregoidut raportit ja tilastot (eli muut kuin henkilötiedot) säilytetään toistaiseksi. | |
3.6 Oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi (esimerkiksi riita-asian tai oikeudenkäynnin yhteydessä).
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Henkilötunnus – Kaikki tiedot, jotka ovat välttämättömiä määritellyn tarkoituksen täyttämiseksi | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi esimerkiksi riita-asian tai oikeudenkäynnin yhteydessä. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. (GDPR artikla 9(2)(f)) | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi paikallisen lainsäädännön vanhentumisaikojen mukaisesti. | |
3.7 Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden lisäksi Sibanye-Stillwater käsittelee henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi koskien esimerkiksi kirjanpitoa, verotusta sekä työ- ja tietosuojalainsäädännön mukaisia vaatimuksia. Työlainsäädäntöön liittyvät velvoitteet voivat koskea muun muassa syrjinnän vastaisia toimia, työtapaturmia, työympäristöä, työntekijöiden hyvinvointia, kuntoutusta, oikeutta työhön ja ammattiyhdistysneuvotteluja.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Henkilötunnus – Kaikki tiedot, jotka ovat välttämättömiä määritellyn tarkoituksen täyttämiseksi | Lakisääteinen velvoite. Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(c)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään paikallisen lainsäädännön sallimissa rajoissa. (GDPR artikla 9(2)(b)) | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen paikallisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. | |
3.8 Kameravalvonta
Sibanye-Stillwater käyttää kameravalvontaa työmaillaan ja toimitiloissaan estääkseen luvattoman pääsyn niihin, valvoakseen tuotantoprosessien asianmukaista toimintaa, havaitakseen ja ehkäistäkseen rikoksia sekä omaisuuden, terveyden ja turvallisuuden suojelemiseksi. Lisäksi Sibanye-Stillwater voi käyttää videomateriaalia kurinpidollisissa tai muissa henkilöstöhallinnon selvityksissä, jos kyseessä olevassa asiassa epäillään konsernin käytäntöjen tai lain rikkomista.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Kameran kuvamateriaali – Kulunvalvontatiedot | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi, omaisuuden, terveyden ja turvallisuuden suojelun varmistamiseksi työmailla ja tiloissa sekä rikosten havaitsemiseksi ja estämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Jos epäiltyjä tai todellisia rikollisia toimia koskevia tietoja käsitellään tutkinnan yhteydessä, niitä käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. (GDPR artikla9(2)(f)) | |
| Säilytysaika | |
| Kameran kuvamateriaalia säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten täyttämiseksi, yleensä enintään kuukauden ajan. Kuvamateriaalia voidaan säilyttää pidempään vaaratilanteista, oikeudenkäynneistä tai muista vastaavista syistä johtuen. | |
3.9 IT-järjestelmien, -palveluiden ja -laitteiden hallinnointi ja suojaaminen.
Käsittelemme henkilötietojasi sen verran kuin on tarpeellista palveluidemme ja niihin liittyvien IT-järjestelmien hallinnoimiseksi ja suojaamiseksi esimerkiksi järjestelmien kirjaamisen, vianmäärityksen, varmuuskopioinnin, muutosten, ongelmien hallinnan sekä mahdollisten IT- häiriöiden yhteydessä.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Käyttäjätiedot – Lokitiedot – Välitystiedot | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli IT-järjestelmiemme hallinnoimiseksi ja suojaamiseksi sekä asianmukaisen tietoturvan varmistamiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Työsähköpostitili ja IT-käyttöoikeudet säilytetään työsuhteesi ajan ja kohtuullisen (noin kahden kuukauden) ajan työsuhteesi päätyttyä, jotta työsuhteesi voidaan asianmukaisesti päättää ja jotta tietosi voidaan tietoturvallisesti poistaa ohjelmistamme ja järjestelmistämme. Loki- ja välitystietoja voidaan säilyttää enintään 2 vuotta “luontipäivästä” (lokitapahtumasta) paikallisen lainsäädännön mukaisesti. | |
OSA II – HAKIJAT
3.10 Rekrytointiprosessin yleinen hallinnointi
Sibanye-Stillwater käsittelee henkilötietojasi rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi. Tähän sisältyy henkilötietojesi käsittely taitojesi, pätevyyksiesi ja kiinnostuksen kohteidesi arvioimiseksi ja määrittämiseksi.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Hakemus ja ansioluettelo (esim. koulutus, työkokemus) – Persoonallisuus- ja soveltuvuustestien sekä psykometristen testien tulokset – Suosittelijat – Antamasi lisätiedot (esim. LinkedIn- profiili) | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi ja hakijoiden soveltuvuuden määrittämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) Sopimus. Käsittely on valitun hakijan (valittujen hakijoiden) osalta rekrytointiprosessin loppuvaiheessa tarpeen, jotta hakijan kanssa voidaan ryhtyä työsopimuksen solmimista edeltäviin toimenpiteisiin. (GDPR artikla 6(1)(b)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Kun rekrytointiprosessi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi 24 kuukautta. | |
3.11 Taustaselvityksien tekeminen
Sibanye-Stillwater tekee taustaselvityksiä, kuten todentaa tutkintotodistuksesi ja suosittelijasi. Lisäksi saatamme avoinna olevasta paikasta riippuen suorittaa persoonallisuus- ja soveltuvuustestejä ja/tai psykometrisiä testejä.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Hakemus ja ansioluettelo – Persoonallisuus- ja soveltuvuustestien sekä psykometristen testien tulokset – Suosittelijat | Oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, eli hakijoiden soveltuvuuden määrittämiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Kun rekrytointi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi 24 kuukautta. | |
3.12 Tietojen säilyttäminen ja tulevista uramahdollisuuksista tiedottaminen
Suostumuksellasi Sibanye-Stillwater tallentaa henkilötietosi, jotta voimme tulevaisuudessa tarjota sinulle tietoa muista profiiliisi sopivista uramahdollisuuksista. Voit milloin tahansa pyytää meitä poistamaan henkilötietosi ja peruuttaa suostumuksesi.
| Henkilötietoryhmät | Käsittelyperuste |
| – Nimi ja yhteystiedot – Hakemus ja ansioluettelo – Persoonallisuus- ja soveltuvuustestien sekä psykometristen testien tulokset – Suosittelijat | Suostumus. Käsittely perustuu suostumukseesi, joka annetaan tietojesi toimittamisen yhteydessä. (GDPR artikla 6(1)(a)) |
| Erityiset henkilötietoryhmät | |
| Ei sovellu. | |
| Säilytysaika | |
| Henkilötietojasi säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Kun rekrytointiprosessi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi 24 kuukautta. | |
4 SÄÄNNÖNMUKAISET TIEDONLÄHTEET
Keräämme henkilötietojasi seuraavilta tahoilta:
Sinulta, kun annat meille tietoja työsuhteesi yhteydessä lakisääteisten ja sopimusoikeudellisten velvoitteidemme, kuten palkan ja etujen maksamisen, suorittamiseksi.
Hätäyhteyshenkilöltä onnettomuuden tai muun hätätilanteen tapahtuessa.
Viranomaisilta palkka- ja työsuhde-etuuksien hallinnointia, työnohjaamiseksi ja työtehtävien osoittamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten.
Pankeilta, vakuutusyhtiöiltä sekä eläke- ja vakuutuskäsittelijöiltä/neuvojilta palkka- ja työsuhde-etuuksiesi hallinnointia sekä oikeusvaateiden laatimista, esittämistä ja puolustamista varten.
Työterveyshuollosta, ainoastaan työsuhteesi yhteydessä ja lainsäädännön sallimassa laajuudessa lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.
Jos olet hakija, saatamme kerätä henkilötietoja myös seuraavilta tahoilta:
Suosittelijoilta, jotka olet toimittanut meille.
LinkedInistä, jos olet antanut meille profiilitietosi.
Rekrytointitoimistoilta tai muilta palveluntarjoajilta, jotka toimittavat meille persoonallisuus- ja soveltuvuustestejä.
Voit aina päättää olla antamatta meille vapaaehtoisia tietoja, kuten LinkedIn-profiiliasi. Jotkin henkilötiedot ovat kuitenkin välttämättömiä työsuhteen solmimiseksi tai toteuttamiseksi. Tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen saattaa estää meitä täyttämästä velvollisuuksiamme työnantajana.
5 TIETOJEN LUOVUTUKSET
(i) Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt
Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöt voivat luovuttaa ja jakaa henkilötietoja muille konserniin kuuluville yhtiöille, kun (i) toimimme yhteisrekisterinpitäjinä, esim. kohdissa 3.2, 3.3, 3.4 ja 3.5 kuvailluissa tarkoituksissa sekä kun (ii) Sibanye-Stillwater Limited (emoyhtiö) käsittelee henkilötietoja Sibanye-Stillwater -konserniyhtiöiden lukuun sen tarjotessa keskitettyjä IT- järjestelmiä ja -palveluja.
Tietojen luovuttamiset perustuvat oikeutettuun etuumme keskittää yhteisiä hallinnollisia tehtäviä, hallinnoida ja ylläpitää konsernin laajuisia ohjelmia, kuten ilmoituskanavaa, sekä luoda tehokkuushyötyjä, jotka palvelevat kaikkia konserniyhtiöitä.
(ii) Kolmannet osapuolet
Sibanye-Stillwater käyttää kolmansia osapuolia, kuten palveluntarjoajia. Nämä osapuolet tarjoavat muun muassa tietoteknisiä (kuten tallennus-, tuki- ja hallintapalveluja), palkanlaskennan ja taloushallinnon (esimerkiksi kirjanpitojärjestelmät) palveluja. Nämä kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ja ne voivat käsitellä henkilötietojasi ainoastaan ohjeidemme mukaisesti, salassapitovelvollisuutta noudattaen. Henkilötietojen käsittelijät eivät voi käsitellä tietojasi omiin tarkoituksiinsa.
Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:
- kun laki niin vaatii, esimerkiksi työterveyshuollolle tai viranomaisille;
- vastauksena poliisin tai muun lainvalvontaviranomaisen lakisääteiseen avunpyyntöön;
- kun pyydämme oikeudellista apua ulkopuolisilta neuvonantajiltamme (esim. asianajajilta tai tilintarkastajilta) tai kolmannen osapuolen kanssa käytävän oikeudenkäynnin yhteydessä;
- yrityskaupan, -järjestelyn tai sulautumisen yhteydessä; ja/tai
- tarjoamme kolmannelle osapuolelle (kuten mahdolliselle toimittajalle tai asiakkaalle) keinon ottaa sinuun yhteyttä osana tavanomaista liiketoimintaamme, esimerkiksi antamalla yhteystietosi, kuten työpuhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.
6 SIIRROT EU:N/ETA:N ULKOPUOLELLE
Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Yhdistyneen kuningaskunnan ja EU:n/ETA:n ulkopuolella. Tilanteissa, joissa on kyse siirroista palveluntarjoajille sellaisiin maihin, joiden tietosuojan tasoa Euroopan komissio tai (sovellettaessa Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR:ää) Yhdistyneen kuningaskunnan toimivaltainen tietosuojaviranomainen (ICO) eivät pidä riittävinä, varmistamme sen, että palveluntarjoajamme ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin henkilötietojen asianmukaisen ja lainmukaisen suojan varmistamiseksi.
Kaikki henkilötietojen luovutukset Sibanye-Stillwaterin emoyhtiölle Etelä-Afrikkaan tai muille konserniyhtiöille Yhdysvaltoihin tai Australiaan sisältävät tiedonsiirtoja EU/ETA:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle. Tämän vuoksi Sibanye-Stillwaterin konserniyhtiöt ovat solmineet konsernin sisäisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jossa osapuolet ovat sitoutuneet noudattamaan Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita lainmukaisen ja riittävän tietosuojan tason varmistamiseksi.
7 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi, ne kerätään tiettyjä, nimenomaisia ja laillisia tarkoituksia varten, eikä niitä käsitellä myöhemmin tavalla, joka on yhteensopimaton tässä selosteessa mainittujen tarkoitusten kanssa. Käsittelemme vain asianmukaisia ja olennaisia henkilötietoja, jotka ovat rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. Varmistamme, että käsittelemämme henkilötiedot ovat täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä ja että ne säilytetään muodossa, josta sinut voidaan tunnistaa, ainoastaan niin kauan kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen nimenomaista tarkoitusta varten.
Toteutamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä kerättyjen ja käsiteltyjen henkilötietojen suojaamiseksi. Toteutetut toimenpiteet takaavat riittävän turvallisuustason rekisteröityjen henkilötietojen käsittelylle.
Vain tietyillä henkilöillä on osana työtehtäviään oikeus päästä käsiksi henkilötietoihin ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Henkilötiedot suojataan palomuureilla, pääsynvalvonnalla (henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat) sekä muilla asianmukaisilla teknisillä keinoilla.
8 OIKEUTESI
Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Huomaathan, etteivät kaikki näistä oikeuksista ole ehdottomia, ja osa näistä oikeuksista voi syrjäytyä meidän oikeutetuista eduistamme ja/tai sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisista poikkeuksista johtuen. Näihin oikeuksiin kuuluvat:
| Pääsy tietoihin | Voit pyytää vahvistusta siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näin on, saada pääsyn henkilötietoihisi sekä lisätietoja käsittelytoimista, kuten käsittelyn tarkoituksesta. Sinulla on myös oikeus saada kopio henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. |
| Käsittelyn vastustaminen | Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityistilanteeseesi liittyviin sekä oikeutettuun etuun tai yleiseen etuun perustuviin syihin nojaten. Tällaisessa tilanteessa lopetamme henkilötietojesi käsittelyn, paitsi jos pystymme osoittamaan, että kyseessä oleva etumme syrjäyttää etusi, tai henkilötietojesi käyttö on tarpeen oikeusvaateiden hoitamiseksi tai puolustamiseksi. |
| Tietojen oikaiseminen | Sinulla on oikeus saada sinua koskevat virheelliset henkilötiedot oikaistua. Ilmoitathan meille, jos henkilötietosi muuttuvat työsuhteemme tai rekrytointiprosessin aikana. |
| Tietojen poistaminen | Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä olosuhteissa, kuten silloin, kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Tiettyjä henkilötietoja ei voida poistaa esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoja. |
| Käsittelyn rajoittaminen | Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä (esimerkiksi vain henkilötietojesi säilyttämiseen) tietyissä tilanteissa, kuten silloin kun käsittely on lainvastaista, mutta et halua henkilötietojasi poistettavan. |
| Suostumuksen peruuttaminen | Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus, jos käsittely on perustunut suostumukseesi. Tämä ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista. |
| Tietojen siirtäminen | Sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle (jos mahdollista). Tätä oikeutta sovelletaan vain henkilötietoihin, jotka olemme keränneet suostumuksesi tai kanssasi solmitun sopimuksen perusteella. |
Vaikka toivoisimme tietenkin, että osoittaisit kaikki valitukset, ongelmat tai kyselyt ensin meille ja annat meille kohtuullisen mahdollisuuden käsitellä valituksesi, ongelmasi tai kyselysi, on sinulla oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön siihen, miten henkilötietojasi käsitellään. Jos haluat lisätietoja, katso yhteystiedot kohdasta 10 ja vieraile asianomaisen viranomaisen verkkosivuilla.
9 TÄHÄN SELOSTEESEEN TEHTÄVÄT MUUTOKSET
Tähän selosteeseen voidaan tehdä muutoksia. Ilmoitamme asianmukaisesti kaikista tähän selosteeseen tehtävistä muutoksista, paitsi jos muutokset ovat epäolennaisia tai vähäisiä.
10 MAAKOHTAISET POIKKEUKSET
10.1 Johdanto
Tämän kohdan 10 tarkoituksena on muuttaa ja/tai selventää selosteessa annettuja tietoja jäljempänä esitetyssä laajuudessa, jotta paikallisesta lainsäädännöstä johtuvat, henkilötietojesi käsittelyyn vaikuttavat kansalliset eroavaisuudet voidaan ottaa huomioon. Kuten jäljempänä todetaan, kohtia 10.2–10.4 sovelletaan vain maakohtaisesti.
10.2 Suomi
10.2.1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Paikallinen yhteyspiste:
| Yrityksen nimi ja yritystunnus | Osoite |
| Keliber Oy (0752546-7) | Toholammintie 496, 69600 Kaustinen |
| Keliber Technology Oy (2914395-3) | Toholammintie 496, 69600 Kaustinen |
| Sibanye Europe Oy (3283284-8) | Siltasaarenkatu 6–10, 00530 Helsinki |
10.2.2 Suomea koskevat poikkeukset
| Kohdan viite | Poikkeukset |
| 3.1 – Työsuhteen yleinen hallinnointi | Työsuhteen yleishallintoon liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen työtodistusten antamista varten ja lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. |
| 3.10 – Rekrytointiprosessin yleinen hallinnointi | LinkedIn-profiilia käsitellään vain, jos hakija on itse toimittanut sen. Kerättäessä henkilötietoja muista lähteistä kuin hakijalta itseltään, käsittely perustuu hakijan suostumukseen. Henkilötietojen säilytysaika on 12 kuukautta. |
| 3.11 – Taustaselvityksien tekeminen | Taustaselvitykset rajoittuvat suositusten tarkistamiseen. Suosituksia tarkistetaan vain, jos hakija on nimennyt suosittelijoita. Taustaselvitykset sekä psykometriset, persoonallisuus- ja soveltuvuusarvioinnit perustuvat suostumukseesi. Henkilötietojen säilytysaika on 12 kuukautta. |
| 3.12 – Tietojen säilyttäminen ja tulevista uramahdollisuuksista tiedottaminen | Henkilötietojen säilytysaika on 12 kuukautta. |
| 8 – Oikeutesi | Suomessa toimivaltainen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi). |
10.3 Ranska
10.3.1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Paikallinen yhteyspiste:
| Yrityksen nimi ja yritystunnus | Osoite |
| Sibanye France SAS (921 917 639 RCS Le Havre) | Zone Industrielle portuaire du Havre Port 5059, 76430 Sandouville, Ranska |
| Sibanye Stillwater Sandouvillen jalostamo (817 398 993 RCS Pariisi) | Zone Industrielle portuaire du Havre Port 5059, 76430 Sandouville, Ranska |
| Sibanye Europe Oy (3283284-8) | Siltasaarenkatu 6-10, 00530 Helsinki |
10.3.2 Ranskaa koskevat poikkeukset
| Kohdan viite | Poikkeukset |
| 3.1 – Työsuhteen yleinen hallinnointi | Työsuhteen yleishallintoon liittyviä tietoja säilytetään viiden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. |
| 3.5 – Työntekijäkyselyt ja analytiikka | Henkilöstökyselyjen suorittamista varten tapahtuva käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, eli esimerkiksi työntekijöiden hyvinvoinnin ja tyytyväisyyden varmistamiseksi. (GDPR artikla 6(1)(f)) |
| 3.9 – IT-järjestelmien, -palvelujen ja -laitteiden hallinnointi ja suojaaminen | Tietoteknisten tietojen (esim. välitystiedot ja lokitiedot) säilyttäminen on rajoitettu 6 tai 12 kuukauteen lokitapahtumasta. |
| 8 – Oikeutesi | Edellä kohdassa 8 kuvattujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus antaa ohjeita koskien kuolemasi jälkeen tapahtuvaa henkilötietojesi säilyttämistä, poistamista ja toimittamista. Sinulla on oikeus päättää henkilötietojesi käsittelystä kuolemasi jälkeen antamalla joko yleisiä tai erityisiä ohjeita. Sibanye-Stillwater sitoutuu noudattamaan näitä ohjeita. Ranskan toimivaltainen tietosuojaviranomainen on Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr/fr). |
10.4 Yhdistynyt kuningaskunta
10.4.1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Paikallinen yhteyspiste:
| Yrityksen nimi ja yritystunnus | Osoite |
| Sibanye UK Limited (00103002) | 22 King Street, 22, James’s, Lontoo SW1Y 6QY, Yhdistynyt kuningaskunta |
10.4.2 Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat poikkeukset
| Kohdan viite | Poikkeukset |
| 2 – Rekisterinpitäjä | Sibanye UK Limited on pitkälti emoyhtiön Sibanye- Stillwater Limitedin (Etelä-Afrikka) sivukonttori. Näin ollen kyseiset konserniyhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Yhdistyneessä kuningaskunnassa. |
| 3.1 – Työsuhteen yleinen hallinnointi 3.2 – Palkan ja etuuksien maksaminen sekä kulukorvaukset | Työsuhteen yleishallintoon ja palkanmaksuun liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisten rajoitusten mukaisesti enintään kuusi vuotta työsuhteen päättymisestä. |
| 8 – Oikeutesi | Yhdistyneen kuningaskunnan toimivaltainen tietosuojaviranomainen on Information Commissioner’s Office (www.ico.org.uk). |
